詫び状の書き方

詫び状を顧客や取引先など、社外に出す場合、お礼状などのビジネス文書とは違い、心がけておきたいことがあります。

詫び状も、通常のビジネス文書と同じく手紙の基本的な形式を踏まえて書きますが、詫び状の場合は、時候の挨拶、顧客や取引先の繁栄を喜ぶような言葉や「平素よりお世話になり...」などのお礼の言葉を省略し、頭語のあとにすぐに謝罪の言葉を述べるようにしましょう。

相手は、こちらの不始末によって迷惑を被り、こちらの対応の仕方をうかがっている状態です。不始末の度合いにもよりますが、このような場合には、悠長な挨拶を長々と書くよりも、相手がもっとも聞きたいお詫びの言葉から書き出すのが適切です。

「前略」「急呈」「急啓」などの頭語のあと、「このたびは、〜によりご迷惑をおかけすることとなり、心からお詫び申し上げます」といった書き出しにするのがよいでしょう。

また、ビジネスの世界では、不始末があった場合、原因や理由がどのようなものであっても、なんらかの責任を取る必要があります。ですから、詫び状に原因や理由を長々と記載することは意味がありません。言い訳をしているような印象を与えかねません。詫び状では、今後の対応策を示し、すみやかに対応策を実行することを約束することの方が重要です。


詫び状の書き方のポイント

１）挨拶は最小限にとどめ、すぐにお詫びの言葉を述べる。

２）不始末の言い訳をしない。今後の対応策を示す。